Щомісяця підрядник показує замовнику, що зроблено, — і на цьому ґрунтується оплата. Помилка в акті коштує дорого: переплату потім повертають, недоплату — вибивають місяцями.
Два документи: акт і довідка
У будівництві звітують зазвичай двома формами. Акт приймання виконаних будівельних робіт (його за звичкою називають КБ-2в) — це перелік позицій: що саме зроблено за звітний період, у якому обсязі й за якою ціною. Довідка про вартість виконаних робіт (КБ-3) — підсумок: скільки коштує виконане з початку будівництва й за звітний період. Акт показує зміст, довідка — гроші, які треба заплатити.
Форми наведено в додатках 36 і 37 до Настанови з визначення вартості будівництва (наказ № 281 від 01.11.2021). Вона діє для об'єктів за бюджетні кошти, кошти державних і комунальних підприємств та кредити під державні гарантії; в інших випадках форму визначає договір. Для приватного договору можна почати з нашого шаблону КБ-2в і КБ-3 в Excel: він одразу показує залишок по кожній позиції.
Обидва документи спираються на договірну ціну: ціни в акті беруться з неї, а не вигадуються щомісяця наново. Якщо в акті з'являється позиція, якої в договірній ціні немає, — це привід для додаткової угоди, а не рядок «заодно».
Де помиляються найчастіше
1. Заактовано більше, ніж у договорі
Найдорожча й найчастіша помилка. Штукатурки в договорі 1 200 м², у першому акті закрили 500, у другому — 450, у третьому — ще 300. Разом 1 250: на 50 м² більше, ніж домовлялися. Окремо кожен акт виглядає нормально, а перевищення видно, лише якщо скласти всі акти разом — по кожній позиції.
В Excel це означає накопичувальну таблицю, яку хтось має вести без жодного пропуску. Пропустили один акт — і таблиця бреше.
2. Ціна в акті не та, що в договорі
Позицію скопіювали з іншого кошторису, з іншою ціною, — і ніхто не помітив. Або ціна в договорі змінилася додатковою угодою, а акти й далі рахують за старою.
3. Залишок, якого ніхто не бачить
Наприкінці об'єкта з'ясовується, що частину позицій так і не заактували — або заактували двічі. Залишок по кожній позиції («скільки ще можна закрити») — це те, що треба бачити щомісяця, а не в кінці. Загальний залишок і суму до оплати з урахуванням авансу дає калькулятор залишку за договором.
4. Роботи, яких уже не буде
Замовник відмовився від частини робіт. Якщо просто «не актувати» їх, договірна ціна лишається більшою, ніж буде виконано, і звіти показують невиконання, якого насправді немає. Правильніше зменшити договір документом — додатковою угодою чи додатковою договірною ціною з від'ємними обсягами.
Як скласти акт без цих помилок
- Відкрийте договірну ціну, а не порожній бланк: акт — це частина договору, а не окремий документ.
- Для кожної позиції бачте три числа: скільки в договорі, скільки вже заактовано попередніми актами, скільки лишилось.
- Вписуйте обсяг за місяць — і одразу перевіряйте, чи не перевищено договірний.
- Позиції, які закінчено, закривайте залишком одним рухом, а не перераховуйте вручну.
- Затвердьте акт, щоб його числа вже ніхто не змінив заднім числом, — і лише тоді формуйте довідку про вартість.
Коротко
- Акт — зміст виконаного, довідка КБ-3 — його вартість.
- Ціни в акті — з договірної ціни, нові позиції — через додаткову угоду.
- Перевищення видно лише в сумі всіх актів по позиції — його треба рахувати постійно.
- Від робіт відмовились — зменшуйте договір документом, а не мовчанням.