Кошторисник у будівельній компанії рідко займається лише кошторисом. Насправді його день — це перерахунки, звірки, «а скільки лишилось заактувати?», «а чому сума не та, що минулого тижня?» і десяток версій одного файлу. Зібрали сім речей, на які кошторисники скаржаться найчастіше.
1. «Кошторис_фінал_3_ВИПРАВЛЕНИЙ.xlsx»
Біль. Кошторис ходить поштою між кошторисником, керівником і замовником. Через тиждень у кожного своя версія, і ніхто не певен, котра остання. Хто прибрав рядок із вікнами — невідомо.
Як має бути. Документ один, і всі дивляться в нього. Кожна зміна записується: хто, коли, що було й що стало. Помилкову дію повертають однією кнопкою «Скасувати», а не пошуком учорашнього файлу в пошті.
2. Подорожчав бетон — і день пішов на перерахунок
Біль. Ціна ресурсу змінилась, а вона вписана в дванадцять кошторисів окремо. Треба відкрити кожен, знайти кожен рядок, замінити — і не пропустити жодного.
Як має бути. Ціни живуть в одному журналі з датою. Нова ціна з датою — і всі чернетки від цієї дати перерахувались самі; підписані документи лишились як були. А щоб оновити старий кошторис на сьогодні, досить змінити його дату. Ще до збереження видно, скільки рядків зміниться. Детальніше — у статті про журнал цін.
3. Акт: «а скільки ми вже закрили?»
Біль. Щоб скласти черговий акт, треба знати, скільки по кожній позиції вже заактовано попередніми. Для цього — окрема накопичувальна таблиця, яку хтось мусить вести без жодного пропуску. Пропустили один акт — і на п'ятому місяці виявляється перевищення договору.
Як має бути. Акт робиться прямо з договірної ціни: біля кожного рядка видно, скільки в договорі, скільки вже закрито й скільки лишилось. Перевищення підсвічується червоним одразу. Позицію, що закінчена, закривають залишком в один клік. Детальніше — у статті про акт виконаних робіт.
4. Чужий Excel, який доводиться перенабирати
Біль. Замовник надіслав кошторис у своїй таблиці: свої стовпці, кілька аркушів, накладні в кінці. Перенабирати — години; копіювати — ризик переплутати ціну із сумою.
Як має бути. Файл читається таким, як є: ви показуєте, у якому стовпці назва, одиниця, кількість і ціна, а система звіряє прочитане з підсумком самого файла. Розкладку вона запам'ятовує — наступний файл від того самого замовника прочитається без налаштування. Детальніше — у статті про кошторис з Excel.
5. Обміри на калькуляторі
Біль. Площа стін — на папірці: (12,4 + 8,1) × 2 × 2,8 мінус вікна. Потім змінили висоту поверху — і перераховувати все наново, а заодно фарбування, ґрунтовку й шпаклівку, бо вони «такі самі, як штукатурка».
Як має бути. Формула обміру зберігається поруч із рядком і перераховується сама. Коефіцієнти — іменовані константи, а площі приміщень беруться з ТЕП. Обсяг фарбування прив'язаний до обсягу штукатурки: змінили одне — змінилось усе, що від нього залежить.
6. «Скільки ми на цьому заробляємо?»
Біль. Керівник питає маржу по кошторису. Щоб відповісти, треба окремо порахувати собівартість: ціни постачальників, знижки, курси — і звести з тим, що в кошторисі для замовника. Це ще один файл, який застаріє завтра.
Як має бути. У документі одразу видно собівартість проти суми замовнику — по матеріалах, роботах і техніці, у гривнях і відсотках. Націнку на ресурс змінюють в одному місці, і вона діє в усіх рядках, де цей ресурс є.
7. Погодження із замовником поштою
Біль. Надіслали кошторис — замовник повернув його з правками в коментарях, у PDF чи телефоном. Що саме він змінив, доводиться порівнювати рядок за рядком.
Як має бути. Замовник відкриває документ за посиланням — без облікового запису й без ваших закупівельних цін. Лишає зауваження до конкретного рядка або пропонує зміни, а ви бачите поруч «було» і «стало» й приймаєте рядок за рядком.
Що лишається кошторисній програмі
Чесно: кошторис за державними збірниками норм рахує кошторисна програма, і її ніхто не скасовує. Але все, що відбувається з кошторисом далі, — договірна ціна, акти, перерахунки, маржа, погодження, звіти — і є та рутина, яка з'їдає більшість робочого часу. Саме її варто віддати системі.
Коротко
- Один документ замість версій у пошті — з історією змін і скасуванням.
- Ціни в журналі з датами — перерахунок за хвилину.
- Акт із договірної ціни — залишок і перевищення видно одразу.
- Чужий Excel читається, а не перенабирається.
- Обміри, маржа й погодження — у самому документі, а не в окремих файлах.