«Як справи на об'єкті?» — питання, на яке керівник будівельної компанії хоче чути відповідь у гривнях, а не «нормально». Таку відповідь дає план-факт.
Чотири цифри, без яких нічого не видно
- План — кошторис: скільки об'єкт мав би коштувати.
- Законтрактовано — договірні ціни із замовником: про що домовилися.
- Виконано — затверджені акти: що вже здано й підлягає оплаті.
- Субпідряд — що з цього ви віддали іншим і скільки їм заплатите.
Лише разом ці цифри відповідають на головні питання: чи вкладаємося в кошторис, скільки ще не заактовано, скільки віддаємо субпідрядникам і що лишається нам.
Чому план-факт у таблиці не живе довго
Зазвичай план-факт — це файл, куди хтось щомісяця переносить цифри з кошторисів, договірних цін і актів. Проблеми однакові всюди:
- цифри застарівають у момент, коли змінився хоча б один акт;
- не видно, звідки цифра: «виконано 4,2 млн» — а з яких актів і рядків?
- субпідряд рахують окремо й забувають перевиставити замовнику частину витрат;
- не подивитися «на дату»: як було станом на кінець кварталу.
Яким має бути план-факт
Розкладеним по структурі
Не «об'єкт загалом», а по секціях, поверхах і розділах кошторису. Перевищення на третьому поверсі в загальній сумі просто розчиняється.
З розшифровкою
Будь-яку цифру можна розкрити до документів і рядків, з яких вона складається. Без цього план-факт — привід для суперечки, а не інструмент.
Із субпідрядом і перевиставленням
Роботи субпідрядника, виконані в межах вашого генпідрядного договору, мають бути видні поруч із вашими актами замовнику — разом з тим, що ви вже перевиставили, а що ні.
Станом на будь-яку дату
Звіт на сьогодні й звіт на кінець минулого місяця мають відрізнятися рівно настільки, наскільки відрізняються документи.
Коротко
План-факт працює, коли його не треба збирати: цифри беруться з тих самих кошторисів, договірних цін і актів, у яких ви й так працюєте, — і оновлюються разом із ними.