Бетон подорожчав на 8 %. У роботі — дванадцять кошторисів і три договірні ціни на погодженні. Якщо ціни вписані прямо в кожен документ, попереду день пошуку й заміни — і майже гарантовано пропущений рядок.
Ціна — це не число, а історія
У будівництві ціна ресурсу має сенс лише разом із датою: «бетон В25 — 3 450 грн за м³ з 1 березня». Тому ціни варто вести не в документах, а в журналі цін — окремому переліку, де кожен запис має:
- дату, з якої ціна діє;
- одиницю — бо цемент купують і в тоннах, і в мішках, і це різні ціни;
- валюту, якщо домовлялися в євро чи доларах (у гривні перераховується за курсом на дату ціни);
- за потреби — договір: ціна, погоджена з конкретним постачальником чи замовником, має перевагу над загальною.
Старі ціни при цьому не стираються. Нова ціна — це новий запис із новою датою, а не виправлення старого.
Яку ціну бере документ
Просте правило: документ бере ціну, що діяла на його дату. Кошторис від 15 лютого — лютневу, від 10 березня — березневу. Якщо для рядка є ціна саме за його договором чи в його одиниці, вона важить більше за загальну.
З цього правила випливають два способи оновити вартість.
Спосіб 1. Нова ціна в журналі
Внесіть нову ціну з датою, з якої вона діє. Усі чернетки, датовані не раніше за цю дату, візьмуть її самі — у кожному рядку, де є цей ресурс. Хочете переоцінити й старіші чернетки — поставте ціні ранішу дату.
Спосіб 2. Нова дата документа
Буває навпаки: ціни в журналі актуальні, а кошторис складено пів року тому. Змініть дату самого кошторису на сьогоднішню — і вся його вартість перерахується за цінами на нову дату. Це найшвидший спосіб відповісти на питання замовника «а скільки це коштує зараз?».
Що не повинно змінитися
Перерахунок корисний, лише поки він не чіпає того, що вже погоджено:
- Затверджені документи. Договірна ціна, яку підписали, й акти, які здали, лишаються з цінами на момент затвердження. Інакше нова ціна бетону тихо змінила б уже підписаний акт.
- Рядки з власною ціною. Якщо в конкретному рядку ви вписали свою вхідну ціну (окрема знижка, залишок зі складу), журнал її не перезапише.
Перш ніж зберегти — дізнайтеся наслідки
Найнеприємніше в масовій зміні — не знати, скільки вона зачепить. Тому до збереження нової ціни корисно бачити три числа:
- скільки рядків у чернетках візьмуть саме цю ціну — з урахуванням дати, одиниці й договору;
- скільки рядків затверджених документів не зміняться, бо їхні ціни заморожені;
- скільки рядків мають власну вхідну ціну й теж лишаться як є.
Якщо перше число несподівано велике — можливо, дата ціни раніша, ніж треба.
Ціни з виразами
Ціна постачальника часто складається з кількох частин: ціна заводу, доставка, націнка. Замість рахувати на калькуляторі, впишіть вираз — наприклад, 3200*1,05+120. Система порахує число й запам'ятає, з чого воно склалося: через місяць буде видно, що доставка коштувала 120 грн.
Коротко
- Ціни — в одному журналі з датою, одиницею, валютою й договором, а не в кожному документі.
- Документ бере ціну на свою дату: нова ціна з датою або нова дата документа — і вартість оновлена.
- Затверджене й ручне не змінюється — і про це варто знати числами ще до збереження.