Замовник надіслав кошторис в Excel. Субпідрядник — свою пропозицію, теж в Excel, але зовсім іншого вигляду. Переносити це руками — години роботи й гарантовані помилки.
Чому чужий Excel — це завжди складно
- Свої стовпці. В одного «Кількість» у п'ятому стовпці, в іншого — «Обсяг» у сьомому. Ціна може бути одна, а може — окремо матеріали й робота.
- Кілька аркушів. Загальнобудівельні роботи на одному, інженерні мережі — на іншому, і кожен зі своїм підсумком.
- Склад позицій. Під роботою — рядки матеріалів, і їх треба відрізнити від самостійних позицій.
- Накладні в кінці. «Накладні витрати», «прибуток», «ПДВ» — рядки після позицій, які легко або втратити, або порахувати двічі.
- Одиниці. У файлі «1000 м3», «100 м2», «т», а у вас — «м3», «м2», «кг».
- Числа, які не числа. Пробіли між тисячами, коми замість крапок, текст у клітинці з ціною.
Як переносити правильно
- Покажіть, де що. Для кожного стовпця — його роль: найменування, одиниця, кількість, ціна (або ціна матеріалів і робіт окремо), сума. Шифр можна прочитати, але не зберігати.
- Оберіть таблиці. Які аркуші брати і що в них: роботи, матеріали чи «розібратися за заголовками».
- Зіставте одиниці з вашими — з коефіцієнтом там, де «1000 м3» проти «м3»: обсяг множиться, ціна ділиться.
- Вирішіть, що робити з накладними. Позначте рядки, які мають стати окремими позиціями, — решту не брати.
- Звірте суму. Сума прочитаних позицій має зійтися з підсумком, записаним у самому файлі. Не зійшлась — десь не той стовпець або пропущений аркуш.
- Запам'ятайте розкладку. Наступний файл від того самого замовника буде такого самого вигляду — налаштовувати вдруге не треба.
Типові помилки
Перенесли суму замість ціни
Стовпець «Вартість» прочитали як ціну за одиницю — і кошторис виріс у сотні разів. Звірка з підсумком файла ловить це одразу.
Склад став окремими позиціями
Матеріали під роботою перенесли як самостійні рядки — і порахували двічі: у ціні роботи й окремо.
Загубили аркуш
Інженерні мережі на другому аркуші — мінус третина кошторису. Дивіться на всі таблиці файла одразу, з підсумком кожної.
Коротко
Чужий кошторис не треба перенабирати — його треба правильно прочитати: ролі стовпців, таблиці, одиниці, накладні й звірка з підсумком. А розкладку — запам'ятати, щоб наступного разу все сталося само.